オフィスで活躍するビジネスフォンは、代表番号を複数人で共有できたり、部署ごとに内線でつながったりと、業務効率や顧客対応の質を高める機能を備えています。

その一方で、導入にはコストやシステム選びのポイントもあり、事前に基礎知識を押さえておくことが大切です。

この記事では、ビジネスフォンの特徴や普通電話との違いをわかりやすく解説し、主要機能のほか、導入コスト、選び方のポイントまで基本情報を詳しく解説します。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、オフィスでの利用に特化した多機能電話システムです。

「主装置」と複数台の「多機能電話機」で構成され、主装置は外部との通話を制御し、多機能電話機同士の通話もコントロールします。

これによって外線（外部との通話）と内線（社内通話）の双方に対応し、お客様や取引先との連絡から社内スタッフ間のやり取りまで幅広くカバーできます。

代表番号への着信を複数台で同時に受けられるため、着信が重なった場合でも通話中になることがなく、漏れなく対応可能です。

保留・取り次ぎ・複数人での同時通話などの機能も充実しており、拠点間や部署間の連絡もスムーズに行えます。

導入時は新品・中古・リースから選択でき、オフィスの規模や予算に合わせて最適な電話環境を構築できます。

普通の電話とビジネスフォンの違い

普通の電話（家庭用電話）とビジネスフォンの違いは、利用目的と機能の幅にあります。

普通の電話（家庭用電話）は、個人利用を前提としており、基本的に1回線につき1台の電話機を使い、発着信や留守番電話といった最低限の機能にとどまります。

一方でビジネスフォンは、オフィスなど複数人が同時に利用する環境に特化して設計されており、代表番号を複数台で共有したり、社内の内線通話ができたり、担当部署へスムーズに転送できるといった機能を備えています。

また保留・会議通話・通話録音など、業務効率を高める機能も豊富です。

▼特徴の違い

ビジネスフォンの機能・できること

ビジネスフォンには、オフィスワークを円滑にする様々な機能が搭載されています。

ここでは以下の代表的な７つの機能を紹介します。

• 社内の人と内線で簡単に通話できる
• 代表番号にかかってきた電話を複数の電話機で受けられる
• 別の担当者へスムーズに電話を転送できる
• 不在時でも留守番電話や録音で対応できる
• 複数人で同時に話せる会議通話ができる
• 顧客情報を着信時に表示してすぐに対応できる
• 構内放送（ページング機能）ができる

社内の人と内線で簡単に通話できる

ビジネスフォンには内線機能が付帯しており、離れたフロアにいる同僚や別部署のスタッフとも、短縮番号を押すだけで即座につながり、その場で相談や連絡を取ることができます。

営業部から総務部への問い合わせや、各部署間での業務連絡など、社内のやり取りはすべて内線で対応可能です。

外線を使う必要がなく、通話料も無料なので、連絡の頻度を気にせず気軽にコミュニケーションが行え、チームワークの向上や業務効率化につながります。

代表番号にかかってきた電話を複数の電話機で受けられる

ビジネスフォンでは、1つの代表番号にかかってきた外線電話を、複数の電話機で同時に送受信が可能です。

受付、営業、事務など各部署の電話機が一斉に着信するため、代表電話に複数の着信があっても他の電話で対応できます。

お客様を待たせずに迅速な応対が可能となり、重要な商談機会や問い合わせを逃すリスクを大幅に減らせるでしょう。

別の担当者へスムーズに電話を転送できる

外線電話を適切な担当者へスムーズに転送できる機能も、ビジネスフォンの特徴の一つです。

お客様から「営業の〇〇さんにお願いします」と依頼された場合でも、簡単なボタン操作だけで該当する担当者へ即座に電話を回せます。

さらに保留機能を活用すれば、お客様をお待たせしている間に内線で担当者の在席確認や対応可能かどうかを事前に確認してから転送も可能です。

スムーズで確実な電話対応により、お客様に安心感を提供でき、顧客満足度の向上につながります。

不在時でも留守番電話や録音で対応できる

不在時でも、ビジネスフォンなら留守番電話や録音機能で対応できます。

外出中や会議中にかかってきた電話も自動でメッセージを残せるため、後から内容を確認して折り返し連絡が可能です。

顧客対応の質を維持できるのが大きなメリットです。

また、聞き漏らしや記憶違いによるトラブルを防げるほか、録音データを新人スタッフの電話対応研修に活用すれば、サービス品質の向上と人材育成にも貢献します。

複数人で同時に話せる会議通話ができる

ビジネスフォンの会議通話機能を使えば、本社・支社・外出中の社員など、離れた場所にいる複数のメンバーを同時に接続して電話会議を開催できます。

全員が一つの場所に集まる必要がないため、急な打ち合わせや緊急の相談事項にも迅速に対応可能です。

また、会議のための移動時間や出張費、交通費などのコストを大幅に削減できます。

特に複数拠点を持つ企業や、営業担当者が外回りの多い職場では、効率的な情報共有と意思決定を実現する重要なツールとなります。

顧客情報を着信時に表示してすぐに対応できる

顧客情報を表示するCTIシステムを導入すれば、着信と同時に顧客名や過去の対応履歴がパソコン画面に自動で表示されます。

電話に出る前に相手の情報や前回の通話内容を確認できるため、十分に準備したうえで応対が可能です。

この仕組みにより、「いつもありがとうございます。先日のご注文の件でしょうか」といったパーソナライズされた対応を通話の開始直後から行えます。

お客様に「覚えていてくれている」という安心感や信頼感を与え、顧客満足度を大きく向上させる効果が期待できるでしょう。

※機種によっては、使えないビジネスフォンもあります

構内放送（ページング機能）ができる

放送用のアンプとスピーカーをシステムに接続することで、電話機を使った事業所内の構内放送（ページング機能）が可能になります。

複数のスピーカーへ同時に放送したり、スピーカーごとに切り替えて放送することもできるため、オフィス全体への緊急連絡や特定エリアへの呼びかけに便利です。

広い空間での情報共有を効率化し、迅速な対応をサポートします。

ビジネスフォンの導入費用の目安

新品ビジネスフォンの購入価格は、1台あたり1万円～5万円ほどが目安です。

中古は安いものだと1台5,000円から購入でき、機種にもよりますが高くても1万5,000円程度までと考えておけばよいでしょう。

一方で、リースはビジネスフォン導入時の出費を抑えられます。

初期費用を抑えたい場合はリースや中古品、長期的なコストパフォーマンスを重視するなら新品購入がおすすめです。

導入後は電話回線の基本料金や通話料も発生するため、総合的なランニングコストを比較検討しましょう。

ビジネスフォンの選び方

ビジネスフォンを選ぶ際は、以下のポイントをチェックしましょう。

• 利用台数を決める（現状の人数＋将来の増員も考慮）
• 利用シーンを明確にする（オフィス内・外出先・テレワークなど）
• 必要な機能を洗い出し、優先順位をつける（内線・転送・録音・会議通話など）
• 初期費用と月額費用を比較し、長期的なコストパフォーマンスを確認
• サポート体制をチェック（障害時の対応速度や保守サービスの内容）

これらのポイントを整理することで、自社の業務スタイルに合った最適なビジネスフォンを選べるでしょう。

導入後に「必要な機能が足りない」「ランニングコストが想定以上にかかる」といった失敗を防ぐためにも、事前の検討は欠かせません。

さらに近年では、インターネット回線を利用する「クラウド型ビジネスフォン」も広く普及しています。

物理的な装置を置かずに利用できるため、初期費用を抑えやすく、テレワークや外出先からでも柔軟に利用できるのが特徴です。

事業の拡大や働き方の変化にも対応しやすいため、導入コストと利便性のバランスを重視する企業に選ばれています。

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ビジネスフォンは顧客対応の質を高め、社内連絡を効率化するオフィスの便利なアイテムです。しかし、導入には専門的な設置工事や回線手配が必要となり、コストや手間がかかる側面もあります。

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