物流・配送拠点の事務所には、一般的なオフィスとは異なる特有の課題があります。

「現場スタッフの出入りで入口が混雑する」「書類や掲示物が多くてデスクまわりが雑然とする」など、レイアウトや環境づくりに頭を悩ませている担当者の方も多いのではないでしょうか。 

本記事では、物流事務所で起こりやすい4つの課題と、業務効率を高めるレイアウト・家具選びのポイントを分かりやすく解説します。

物流事務のオフィスで起こりやすい課題

物流事務所では、事務作業と現場対応が一つの空間で同時に進みます。

人の出入りや書類のやり取りが多く、一般のオフィスにはない課題が生じやすいのが特徴です。

• 現場スタッフやドライバーの出入りが多い
• 異なる対応が同じ空間で行われる
• 紙の情報や掲示物が多く、雑然としやすい
• 24時間稼働やシフト勤務で家具の消耗が早い

現場スタッフやドライバーの出入りが多い

物流事務所では、入口付近が混雑しやすい点が大きな課題です。

ドライバーや現場スタッフが頻繁に出入りするため、点呼や伝票の受け渡し、配送状況の確認など、さまざまな業務が入口エリアに集中します。荷物や書類が一時的に置かれて通路を塞ぐケースも少なくありません。

さらに雨天時は床が汚れやすく、繁忙期は通行量が増えるため、一般的なオフィス以上に動線が塞がれやすい環境にあります。

異なる対応が同じ空間で行われる

多様な業務が同じ空間で行われることも、物流事務所が抱える問題です。

配車、伝票処理、電話対応などが、一つの事務所内で同時に進むケースは珍しくありません。

急ぎの電話対応をしている席のすぐ横で、別の担当者が書類確認をしているなど、お互いの動きが干渉しやすい場面もあります。 

さらに、書類や備品の置き場も混在しがちなため、必要なものがすぐに見つからない、書類の出し入れがしにくいといった不便が日常的に起こりやすくなります。

紙の情報や掲示物が多く、雑然としやすい

紙の書類や掲示物が多く、オフィスが雑然としがちな点も課題です。

物流事務所では多岐にわたる伝票に加え、壁面にはホワイトボードやモニター、ポスターなどが多く並びます。

この結果、視覚的な情報量が増えて必要な情報が埋もれてしまい、確認に余計な時間がかかってしまいます。さらに、情報を見落とすことによる業務ミスのリスクが高まる点も大きな問題です。

24時間稼働やシフト勤務で家具の消耗が早い

24時間稼働やシフト勤務による家具の消耗の早さも特有の悩みです。

長時間使用される環境では、一般的なオフィスに比べデスクやチェアの劣化が早く進みます。特にオフィスチェアは1日約8時間の使用を想定したものが多く、交代制の現場では座面のへたりや可動部の不具合が早期に出やすくなります。

家具の状態悪化は座り心地を損ねるだけでなく、スタッフの作業効率低下を招く要因にもなってしまいます。

物流事務のオフィスのレイアウトのポイント

物流事務所のレイアウトでは、人の動きと書類の流れを整理することが基本となります。

入口、配車確認、伝票処理、休憩スペースの位置を見直すことで、働きやすい環境を作りましょう。

• 入口まわりの動線を整理する
• 配車担当からモニターやホワイトボードを見やすくする
• 伝票処理や書類確認の作業スペースを確保する
• ロッカーや休憩スペースの位置も考える

入口まわりの動線を整理する

入口まわりの動線整理は、レイアウトにおいて最優先で取り組みたいポイントです。

スタッフやドライバーの出入りが多く人や物が集中しやすいため、まずは荷物や書類の一時置き場を明確に設けましょう。専用スペースがあれば通路幅を安全に確保できます。

入口付近にデスクや家具が集中すると出入りの妨げになるため、繁忙期や雨の日でも通路をふさがないよう動線はあらかじめ広く確保しておくことが大切です。

配車担当からモニターやホワイトボードを見やすくする

配送状況を確認するモニターは、配車担当者が座ったまま見やすい位置に設置しましょう。

確認のたびに席を立つ配置は作業効率を下げてしまいます。特に電話をしながら確認する場面も多いため、視線を大きく動かさずに情報をキャッチできる配置が理想です。

また、ホワイトボードは「書く人」だけでなく「全員の視線」を意識して配置します。頻繁に確認する情報を担当者の視線の先に置くことで、事務所内の意思疎通がスムーズになります。

ホワイトボードを探す

伝票処理や書類確認の作業スペースを確保する

伝票や送り状の仕分けには、通常の執務デスクとは別に書類を広げられる専用の作業スペースを確保しましょう。

事務デスクはPCや電話で占有され、伝票を広げるスペースが不足しがちです。独立した平机や補助デスクを設ければ、仕分けや照合の効率が上がり、書類の混在や紛失も防ぎやすくなります。

この作業スペースをプリンターや書庫の近くに配置すると、印刷、確認、保管の流れがスムーズになります。

ロッカーや休憩スペースの位置も考える

ロッカーや休憩スペースの位置も、レイアウト計画において重要な要素です。

物流の現場は持ち物が多いため、収納場所を決めないと入口やデスク周辺が雑然とします。

ロッカーを出入り口や靴脱ぎ場の近くに配置すれば、着替えや移動がスムーズになり混雑も防げます。

一方、休憩スペースは業務エリアから離し、トラックの騒音が届きにくい場所に設けましょう。パーテーションでの空間区切りも効果的です。

パーテーションを探す

物流事務のオフィスの家具選びのポイント

長時間の使用や頻繁な人の出入りにより家具の消耗が激しい環境だからこそ、耐久性・清掃性・収納量を意識した選定が求められます。

ここでは、選ぶ際の具体的なポイントを5点に分けて解説します。

• 汚れが目立ちにくく清掃しやすい家具を選ぶ
• 耐久性のあるチェアを選ぶ
• 作業しやすい大きさのデスクを選ぶ
• 持ち物を収納しやすいロッカーを選ぶ
• 書類の量と使い方に合う書庫・キャビネットを選ぶ

汚れが目立ちにくく清掃しやすい家具を選ぶ

物流や配送拠点は土埃や段ボールの粉で家具が汚れやすいため、色や素材の「汚れにくさ」と「掃除のしやすさ」の確認が必須です。

明るい色は汚れが目立ちやすく、布製や木製の家具は水分が染み込みシミになりやすい点に注意しましょう。

特に入口などの汚れやすいエリアには、水拭きやアルコール消毒ができるスチール、メラミン化粧板、PVCレザー等の素材を選ぶと日々の手入れが劇的にラクになります。

耐久性のあるチェアを選ぶ

オフィスチェアはとにかく耐久性の高いものを選びましょう。

交代制の現場では複数のスタッフが同じ席を使うため、通常以上に負荷がかかります。機能低下は作業効率の低下に直結するため注意が必要です。

素材は目的や使用場所に合わせて、ムレを防ぐ「メッシュ」、汚れを拭き取れる「PVCレザー」、カラーが豊富な「ファブリック」などから選択します。

チェアを探す

作業しやすい大きさのデスクを選ぶ

伝票処理など作業を行うデスクには、天板の広さに十分なゆとりがあるものを選びましょう。

物流事務では、複数の書類を広げながらPC入力や電話対応を行う場面が多いため、機器を置いても手前に書類をストレスなく広げられる幅や奥行きの確保が大切です。

通常業務のデスクと伝票処理のスペースを物理的に分ければ書類の混在を防ぎやすく、確認ミスの防止や作業効率の向上に繋がります。

デスクを探す

持ち物を収納しやすいロッカーを選ぶ

ロッカーは、ヘルメットや工具など収納物の大きさに合わせて選びましょう。

安全靴や雨具を入れる場合は、ニオイや湿気を防ぐ通気口や可動棚があると衛生的です。また、職種別に必要数をリストアップすれば導入時の不足を防げます。

鍵付きかオープン型かは、収納物の重要度で判断してください。

入口付近に置く場合は、扉を開けたときに通路をふさがないよう、開閉スペースの計算も大切です。

ロッカーの選び方のポイントについては、こちらの記事も参考にしてください。

オフィスロッカーの選び方とは？サイズ・種類・設置場所で失敗しないポイント

書類の量と使い方に合う書庫・キャビネットを選ぶ

多岐にわたる書類を扱う物流事務所では、書類の量や使用目的、頻度に合わせてキャビネットを使い分けるのがポイントです。

頻繁に使う書類には一目で分かる「オープン棚」、ルート別の伝票仕分けには「トレーキャビネット」が便利でしょう。また、ファイルが収まる内寸の確認も大切です。

個人情報や運行記録は「鍵付き書庫」で厳重に管理しましょう。狭い通路でも通行の妨げにならない引き違い扉（スライド式）の書庫もオススメです。

書庫・キャビネットを探す

物流事務のオフィスは動線と家具選びを見直して働きやすくしよう

物流・配送拠点の事務所では、人の出入りや書類のやり取りが多く、様々な業務が同時に進みます。

そのため、働きやすい環境づくりにはレイアウトと家具選びを併せて見直すことが欠かせません。まずは入口の一時置き場設置など、小さな改善から始めるのも効果的です。

オフィスレスキュー119Happyでは、現地調査から施工までトータルで対応していますので、動線や配置にお悩みの方はお気軽にご相談ください。