現金や社印、大事な契約書などの貴重品の管理方法は、適切ですか？

火災や盗難の被害は人ごとになりがちですが、万が一被害に遭えば、企業の財産だけでなく権利書や顧客との契約書なども失われ、安定的な経営の妨げになりかねません。

オフィス用金庫は、このようなリスクに備え、企業の基盤を支える重要な備品です。

本記事では、業務用金庫の選び方や利用シーンに応じたロック方式選びについて解説します。

「貴重品の保管方法に悩んでいる」「現在の金庫で貴重品が守れるのか不安」という方でも、適切な業務用金庫の選び方がわかります。

オフィス用金庫の種類

オフィス用金庫は、主に耐火金庫と防盗金庫に分けられます。

以下では、耐火金庫と防盗金庫の特徴や適した保管物、メリットの違いについて解説します。

• 耐火金庫
• 防盗金庫

耐火金庫

耐火金庫は、庫内の契約書や権利書などの重要書類を、火災による変色や劣化から守る金庫です。

選ぶ際は熱や炎から守る「耐火性能」が基準となり、一般企業なら信頼性の高いJIS（日本工業規格）認証やUL（アメリカの製品安全規格）認証を受けた「1〜2時間耐火」の製品が購入の目安です。

低価格なものが多く、サイズやロック方式も豊富なため、多量の書類保管を考えているならまずは耐火金庫を備えるとよいでしょう。万が一の際も書類が被害を免れれば、業務休止期間を最短に抑えられます。

防盗金庫

防盗金庫は、保管物を「火災」と「盗難」の両面から守る金庫です。

重要書類や社印、通帳、多額の現金を保管する場合は、耐火性能に加え、こじ開けや熔断、持ち去りなどを防ぐ防犯機能もある防盗金庫がおすすめです。

ただし、防盗金庫は耐火金庫よりもサイズが大きく、重量も重い傾向があり、価格や搬入費用が高くなりがちです。そのため、購入前には、床の強度や固定の可否の確認、搬入しやすい設置場所の選定が必要です。

オフィス用金庫の鍵の種類

オフィス用金庫の鍵は、利用人数や使用頻度によって適したロック方式が異なります。

ここでは、金庫の鍵の種類について、特徴や使い勝手などを解説します。

• シリンダー式
• ダイヤル式
• テンキー式
• ICカード式
• 生体認証式

シリンダー式

鍵穴に鍵を差し込んで解錠する操作性の高いタイプです。

停電や電池切れを気にせずいつでも開閉できるため、電池管理の手間を省きたい企業や、少人数での管理に適しています。

ただし、物理的な鍵を紛失したり複製されたりするリスクがあり、セキュリティレベルは高いと言えません。鍵を持っていれば誰でも開けられるため、鍵自体の厳重な保管・管理が必須となります。

ダイヤル式

ダイヤルを左右に回して解錠するタイプです。

鍵の紛失リスクがなく、電池も使わないため、鍵管理の手間を減らしたい企業に向いています。解錠に少し手間がかかる分、開閉頻度が低い現金や重要書類の長期保管に最適です。

ただし、ダイヤル番号を忘れると開けられなくなります。初期番号から変更した際は必ず番号をメモし、担当者が変わる際は確実な引き継ぎが必要です。

テンキー式・暗証番号式

設定した数字などを入力して解錠するタイプです。

手早く開けられ、番号変更も簡単なため、日常的に何度も開閉する書類や社印の収納、複数人での共同管理に向いています。管理者が交代する際も引き継ぎの手間がかかりません。

一方、番号の失念や電池切れが起きると解錠できなくなります。定期的な電池交換の時期をメモしておくなど、運用のルール化が必要です。

ICカード式

登録したICカードをリーダーにかざして解錠するタイプです。

社員証や交通系ICカードをそのまま鍵にできるため管理者の負担が少なく、多人数での利用や、1日に何度もスムーズに開閉したい書類の保管に最適です。

導入コストは高めで、カードの紛失や破損の注意点があります。また、カードがあれば誰でも解錠できてしまうため、貸し借りや紛失を防ぐ管理体制が必須です。

生体認証式

指紋や顔など、固有の身体情報を読み取って解錠するタイプです。

鍵の紛失や番号失念のリスクがなく、本人しか解錠できないため、セキュリティレベルは一番高いと言っていいでしょう。重要資産や機密書類の保管に最適です。

ただし、他の方式に比べて導入コストは高くなりがちです。また、指の怪我や手荒れ、設置環境の明るさなどによっては、センサーがうまく認識せず解錠に時間がかかるケースもあります。

さらに、使い勝手やセキュリティレベルを高めた「シリンダー式+ダイヤル式」や「シリンダー式+テンキー式」など、複数のロックタイプを組み合わせた「複合ロック式（コンビネーションタイプ）」があります。

オフィス用金庫を選ぶときのポイント

オフィス用金庫を選ぶ際は、ロック方式以外にも着目したい点があります。

以下では、金庫選びで見落としがちなポイントについて解説します。

• 保管物に合うサイズを選ぶ
• 設置場所と使いやすさを確認する
• 搬入経路と床の耐荷重を確認する
• 中古金庫は状態を確認する

保管物に合うサイズを選ぶ

業務用金庫は、保管物のサイズと金庫の内寸を照らし合わせて選ぶことが最も重要です。

内寸は外寸よりもかなり小さいため、目測で判断すると実際に入らないことがあります。A4ファイルや角2封筒などが無理なく入るか必ず確認しましょう。

たとえ数ミリでもサイズオーバーのものを無理やり入れると、扉やかんぬきを圧迫してハンドルが動かない原因にもなりえます。

収納量の増加も見据え、余裕のある大きめの金庫を選ぶのが大切です。

設置場所と使いやすさを確認する

金庫の設置場所は、担当者の使いやすさを前提に、安全性が高い位置か確認することも大切です。

具体的には、管理部門の近くやバックヤードなどから、人目につきにくく社員の出入りが少ない奥まった場所を選びましょう。加えて、いつでも誰かの目が行き届くエリアを選定すると、部外者の不審な侵入を避けられます。

特に事務所の開設や移転時は、まず金庫の位置を決めてからオフィス内をレイアウトするとスムーズです。事前に不要なアクセスを減らすことで、企業全体の安全性を保てます。

搬入経路と床の耐荷重を確認する

業務用金庫を設置できる環境が整っているか、床の耐荷重と搬入経路を必ず確認しましょう。

床の耐荷重は建物ごとに異なるため、管理会社や不動産会社への問い合わせが肝要です。

一方、搬入経路の確認では、エレベーターやドア、通路幅に少なくとも金庫幅プラス10cmのゆとりが必要です。

広さや耐荷重不足で階段からの搬入になると追加料金が発生する原因となるため、設置費用を抑えるためにも経路の事前確認は欠かせません。

中古金庫は状態を確認する

中古金庫を購入する場合は、状態が良好なものを選ぶことで長期利用が可能になります。

金庫の法定耐用年数は20年といわれています。鍵類の有無や耐火性能の確認はもちろん、庫内外に汚れやサビ、へこみがないか目視し、扉の動きもスムーズか確認しましょう。

さらに、古い金庫の引き取り費用や搬入・設置料まで事前に確認しておくことで、追加料金などのトラブルを防ぎ、正確な予算を立てやすくなります。

オフィス用金庫を探す

オフィス用金庫は用途に合わせて選ぼう

オフィスでは重要書類や現金、印鑑などの貴重品を多く扱うため、その重要性や使用頻度、オフィスの環境に合わせて最適な金庫を選ぶことが大切です。

今回ご紹介したロック方式や選び方のポイントを参考に、自社に最適な1台を見つけてみてください。

オフィスレスキュー119Happyでは、テンキー式やダイヤル式をはじめ、オフィス用金庫を豊富に取り揃えています。

「低コストで導入したい」「事務所移転を機に買い替えたい」など、金庫選びでお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。